Secara sederhana, Enterprise Resource Planning (ERP) software adalah rangkaian perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai aspek operasional dalam bisnis.

Dulunya, ERP lebih umum digunakan oleh perusahaan besar atau enterprise, tetapi sekarang semakin populer di kalangan Usaha Kecil dan Menengah (UKM). Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan konsep software ERP dengan lebih detail, sejarahnya, jenisnya, dan manfaatnya bagi bisnis Anda.

ERP adalah sistem dan perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola berbagai aktivitas bisnis sehari-hari, termasuk manajemen keuangan, pengadaan, produksi, proyek, Sumber Daya Manusia (SDM), dan banyak lagi.

Sistem ini memberikan kemampuan bisnis untuk mengakses informasi real-time yang akurat, memungkinkan pengambilan keputusan berdasarkan data yang tersedia. Dengan mengintegrasikan data transaksi dari berbagai sumber, ERP menghindari duplikasi data dan memastikan integritas data.

Sejarah Singkat Software ERP

Istilah ERP pertama kali diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group, meskipun konsepnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Pada awalnya, konsep ini diterapkan terutama pada manajemen inventaris dan pengendalian di sektor manufaktur.

Pengembang perangkat lunak menghasilkan program untuk memantau inventaris, menyeimbangkan neraca, dan melaporkan status. Di tahun 1970-an, program ini berkembang menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk menjadwalkan proses produksi.

Pada tahun 1980-an, MRP berkembang untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, mengubahnya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini mencakup lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan operasi lainnya. Ini juga merupakan saat banyak perusahaan mulai menggunakan istilah ERP.

Berkaitan dengan masalah komputer Y2K dan pengenalan mata uang Euro yang akan segera terjadi, banyak perusahaan di tahun 1990-an bergegas memperbarui sistem mereka. Banyak dari mereka memutuskan untuk mengadopsi solusi ERP.

Pada tahun 1998, NetSuite didirikan dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat digunakan oleh perusahaan di seluruh dunia dan dapat dioperasikan melalui internet. Pada tahun 2000-an, Gartner Group mengembangkan ERP II, yang merupakan ERP berbasis Cloud pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi dan dapat beroperasi tanpa batasan wilayah dan waktu, asalkan terhubung dengan internet.

Saat ini, ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin diminati oleh berbagai bisnis, termasuk UKM, karena tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harga yang lebih terjangkau.

Industri yang Dapat Menggunakan ERP

Meskipun ERP awalnya dirancang untuk industri manufaktur, sekarang perangkat lunak ini telah berkembang ke berbagai sektor lain, termasuk:

1. Jasa dan Konsultasi, seperti asuransi, teknologi, layanan keuangan, dll.
2. 1. Pendidikan
3. 2. Transportasi
4. 3. Retail, Grosir, dan Supermarket
5. 4. Real Estate
6. 5. Konstruksi, Proyek, dan Pembangunan Infrastruktur
7. 6. Makanan dan Minuman
8. 7. Pariwisata, seperti restoran, perhotelan, atau penginapan
9. 8. Kesehatan, seperti rumah sakit dan manufaktur obat-obatan                                                                9.Pertambangan                                                                                                                                                                        10. Perkebunan                                                                                                                                                                  11.Ekspor-Impor, karena membutuhkan manajemen inventaris untuk Kawasan Berikat                                              12. Pemerintahan, untuk mengelola pembelian, pengadaan barang, dan administrasi lainnya

Setiap perusahaan atau organisasi mengelola karyawan, melakukan pembelian produk atau jasa, menjual atau mendistribusikan barang atau layanan, serta mencatat keuangan. ERP memungkinkan perusahaan dari berbagai industri untuk mengintegrasikan dan mengelola semua fungsi dasar ini.

Manfaat ERP bagi Bisnis Anda

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa begitu banyak bisnis mencari solusi ERP? Apa yang mereka butuhkan? Mereka tidak akan mempertimbangkan penerapan sistem ERP jika sistem ini tidak memiliki keuntungan bagi bisnis mereka.

Menurut data statistik tahun lalu, sekitar 81% perusahaan dalam proses penerapan atau telah berhasil mengimplementasikan ERP. Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan perangkat lunak ERP di perusahaan Anda:

1. 1. Mengoptimalkan Efisiensi: ERP menyederhanakan berbagai aktivitas operasional yang memakan waktu dan tenaga. Tugas-tugas kompleks seperti pengecekan inventaris, alokasi tugas ke karyawan, pemantauan jam kerja, penggajian, dan pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan secara otomatis. Dengan pengurangan pekerjaan manual, tim dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka tanpa mengganggu tim lainnya. ERP menyediakan akses cepat ke data bagi manajer dan pemangku kepentingan di perusahaan, memungkinkan pemantauan indikator kinerja utama secara real-time.
2. 2. Meningkatkan Kolaborasi: ERP memfasilitasi kolaborasi antar departemen dengan mengintegrasikan data mereka. Data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP adalah terpusat dan konsisten, memungkinkan satu departemen untuk mengakses data dari departemen lainnya. ERP berbasis Cloud memperluas kolaborasi antar tim di seluruh cabang perusahaan melalui internet.
3. 3. Menghemat Biaya Operasional: ERP membantu perusahaan menghemat biaya operasional karena sebagian besar aktivitas operasional diotomatisasi. Hal ini mengurangi gangguan, kendala, dan kerusakan yang dapat diantisipasi. Seluruh pekerjaan kompleks dapat diselesaikan lebih cepat, mengurangi lead time. ERP juga mengurangi biaya tenaga kerja karena mengotomatisasi berbagai pekerjaan manual.
4. 4. Meningkatkan Keamanan Data: ERP memiliki fitur firewall dan kontrol pembatasan untuk melindungi data. Seluruh data disimpan dalam sistem terpusat yang memungkinkan pengawasan akses yang ketat. Admin yang mengelola data perusahaan dapat memberikan hak akses terbatas kepada karyawan, meningkatkan keamanan data. Admin juga dapat dengan cepat menghentikan akses karyawan yang dipecat dan memberikan hak akses kepada karyawan baru. ERP juga melacak aktivitas pengguna, memungkinkan admin untuk mengidentifikasi tindakan yang tidak sah.
5. 5. Membuat Prakiraan Bisnis yang Akurat: Prakiraan bisnis yang tepat sangat penting bagi kemajuan bisnis. Laporan dalam sistem ERP menggunakan filter dan analitik canggih untuk menyaring ketidak-konsistenan dalam data. Sistem ini memastikan data dihasilkan real-time. Laporan bisnis yang akurat membantu pemangku kepentingan membuat keputusan terbaik untuk bisnis mereka.

Kapan Sebaiknya Memutuskan Menggunakan Software ERP?

Setiap bisnis unik dan menghadapi tantangan yang berbeda. Anda harus memutuskan untuk menggunakan ERP saat:

• – Staf Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada tugas-tugas yang harusnya tidak dilakukan secara manual.
• – Anda kesulitan mengakses data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan bisnis.
• – Bisnis Anda memiliki banyak aplikasi yang tidak terhubung satu sama lain.
• – Pemilik bisnis menghabiskan terlalu banyak waktu mencari informasi dan mencoba meningkatkan produktivitas
• – Karyawan kesulitan berkolaborasi atau berbagi informasi.
• – Sulit mengakses data bisnis penting saat Anda berada di luar kantor.
• – Anda sering terlambat dalam mengatasi masalah bisnis.

Jika sebagian besar poin di atas relevan dengan bisnis Anda, saatnya mencari vendor ERP yang tepat.

Jenis Pengembangan Software ERP

Ada beberapa jenis pengembangan ERP yang tren saat ini. Ketiga jenis utama yang perlu Anda pertimbangkan adalah:

1. > On-Premise ERP Software: Sistem ERP konvensional ini diinstal di lokasi pada perangkat keras yang dikelola oleh staf TI perusahaan. Meskipun investasi awal tinggi, memberikan kendali lebih besar atas data dan penyesuaian.
2. > Cloud ERP Software: ERP berbasis Cloud memungkinkan akses melalui internet, mengurangi biaya investasi awal dan memungkinkan cepatnya implementasi. Cocok untuk bisnis kecil hingga menengah.
3. > Hybrid ERP Software: Hybrid ERP adalah kombinasi dari on-premise dan Cloud ERP, memungkinkan peningkatan perlahan dari sistem konvensional ke yang lebih modern.

Modul Umum dalam Software ERP

ERP biasanya terdiri dari sejumlah modul yang mencakup berbagai aspek operasional. Modul utama yang umumnya ada dalam ERP adalah:

• 1. Akuntansi: Mengelola arus kas, neraca, buku besar, dan lainnya.
• 2. CRM (Customer Relationship Management): Meningkatkan hubungan pelanggan dan memantau interaksi dengan pelanggan.
• 3. HRM (Human Resource Management): Mengelola informasi karyawan dan penggajian.
• 4. Penjualan: Mengelola alur kerja penjualan, seperti laporan penjualan dan faktur.
• 5. Inventaris: Melacak dan mengelola stok barang perusahaan.
• 6. Pembelian: Mengelola proses pengadaan barang.
• 7. Manufaktur: Meningkatkan efisiensi proses manufaktur.
• Dan masih banyak modul lainnya tergantung pada kebutuhan bisnis Anda.

Faktor-Faktor dalam Memilih Software ERP

Sebelum memilih ERP, pertimbangkan faktor berikut:

1. 1. Kebutuhan Bisnis Anda: Pastikan sistem ERP sesuai dengan kebutuhan unik bisnis Anda.
2. 2. Pengalaman Vendor: Pastikan vendor ERP Anda memiliki pengalaman yang cukup.
3. 3. Dukungan Vendor: Pastikan vendor memberikan dukungan yang memadai.
4. 4. Kemampuan Integrasi dan Kustomisasi: Pastikan ERP dapat dengan mudah diintegrasikan dan disesuaikan.
5. 5. Proses Implementasi: Pertimbangkan durasi dan kompleksitas proses implementasi.

Kesimpulan

Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, ERP adalah alat penting untuk mengoptimalkan operasi bisnis Anda. Menerapkan software ERP memungkinkan efisiensi, penghematan biaya, dan pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat. Dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda, jenis ERP, dan faktor-faktor lain, Anda dapat mengambil langkah menuju pembaruan proses bisnis yang lebih efisien.